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Warum es Zeit für digitale Visitenkarten in Unternehmen wird

Leon Weisheit

Digitale Visitenkarten sind viel mehr als nur digitalisierte Visitenkarten – Sie sind die Zukunft der Visitenkarte für Unternehmen! Visitenkarten sind ein fester Bestandteil der Netzwerk- und Firmenkultur. Aufgrund der sich wandelnen Arbeitswelt sind Informationen, wie Jobbezeichnungen, Abteilungsname und Telefonnummern nicht länger beständig, sondern ändern sich in deutlich schnellerem Rhythmus als zuvor.
Aufgrund der mangelnden Flexibilität von Papiervisitenkarten setzen Unternehmen vermehrt auf digitale Visitenkarten. Digitale Visitenkarte sind nicht nur ressourcenschonend, sondern auch kostengünstig und effizient. Dieser Artikel erläutert, warum es Zeit für digitale Visitenkarten in Unternehmen wird.


Inhaltsverzeichnis:

  1. Was sind digitale Visitenkarten und wie funktionieren sie?
  2. Welche Informationen sind auf einer digitalen Visitenkarte hinterlegt?
  3. Vorteile von digitalen Visitenkarten
  4. Zusätzliche Features einer digitalen Visitenkarte für den HR-Bereich
  5. Fazit

Was sind digitale Visitenkarten und wie funktionieren sie?

Eine digitale Visitenkarte ist eine im sich Internet befindende, eindeutig zugewiesen URL, auf der Daten hinterlegt sind. Wird jemandem dieser URL weitergegeben, kann die Person die digitale Visitenkarte ansehen. Der einfachste, und daher am häufigsten gewählte Weg, ist, die URL in einen QR-Code zu integrieren. Dieser kann leicht mit dem Smartphone gescannt werden und problemlos auf die digitale Visitenkarte weiterleiten.

Welche Informationen sind auf einer digitalen Visitenkarte hinterlegt?

Zu den standardmäßigen Informationen zählen:

  • Vor- und Nachname
  • Jobtitel oder Berufsbezeichnung
  • Anschrift des Unternehmens
  • Kontaktdaten, wie E-Mail-Adresse oder Telefonnummer
  • Social-Media-Kanäle, wie LinkedIn, Xing oder Instagram
  • Link zur Website des Unternehmens

Das ist bei weitem noch nicht alles. Je nach Hersteller gibt es weitere Kategorien, welche das Nutzererlebnis noch weiter verbessern. Mehr dazu in Kürze.

Vorteile von digitalen Visitenkarten für Unternehmen

Die Vorteile von digitalen Visitenkarten sind zahlreich. Im Vergleich zu traditionellen Papiervisitenkarten schneiden sie in den Bereichen Flexibilität, Nachhaltigkeit und Kosten besser ab.

Flexibilität: Geänderte Telefonnummer oder Jobbezeichnungen sind ein Problem der Vergangenheit. Da man die digitale Visitenkarte updaten kann, passt sich diese an den Alltag an. Ehemalige Mitarbeiter können per Mausklick entfernt und neue Mitarbeiter einfach hinzugefügt werden.

Nachhaltigkeit: Bye-bye Papierverschwendung. Wusstest du, dass ungefähr 88% aller Papiervisitenkarten innerhalb von einer Woche nach dem Aushändigen weggeworfen werden? Nicht gerade nachhaltig, wenn man den Aufwand an Ressourcen bedenkt! Bei einem Gesamtvolumen von etwa 10 Billionen gedruckten Exemplaren pro Jahr, sind das zirka 8.800.000.000.000 weggeworfene Visitenkarten nach einer Woche. Die digitale Visitenkarte hingegen ist beständig. Ob eine robuste, physische NFC-Visitenkarte oder eine komplett digitale Visitenkarte – die Nutzungsdauer ist um ein Vielfaches höher.

Kosten: Die hohe Wegwurfquote hat natürlich auch Auswirkungen auf das Budget. Das häufigste Bestellmuster sind 2 Bestellungen pro Jahr mit 200 Visitenkarten pro Mitarbeiter:in. Je nach Mitarbeiterzahl kann dies einen großen Teil des Budgets einnehmen. Auch hier ein kleines Rechenbeispiel: Würde man für eine Person beispielsweise 200 Visitenkarten, 2-mal pro Jahr für jeweils 10 € kaufen, beliefen sich die jährlichen Kosten auf 20 €.

Eine digitale Visitenkarte hingegen würde mit einem monatlichen Preis von 0,99 € nicht einmal 12 € pro Jahr kosten. Zwar ist eine NFC-Visitenkarte im ersten Jahr mit 30 € noch nicht rentabel, allerdings ist sie durch den Einmalkauf den Papiervisitenkarten im zweiten Jahr überlegen (30 € vs. 40 €).

Für mehr Informationen haben wir Artikel zum Thema gesammelt. Zum Beispiel ein Vergleich zwischen traditionellen und digitalen Visitenkarten und warum das Ende von traditionellen Visitenkarten eingeläutet wurde.

Zusätzliche Features einer digitalen Visitenkarte für den HR-Bereich

Neben der Flexibilität, der Nachhaltigkeit und des Preises besitzt die digitale Visitenkarte besondere Features, die auf das digitale Zeitalter abgestimmt sind, und vor allem aus Personalsicht interessant sein könnten. Hier sind die wichtigsten Features für digitale Visitenkarten in Unternehmen:

Rechterollen und zentrale Verwaltung

Wie zuvor erwähnt, erlaubt es eine digitale Visitenkarte Nutzer:innen, Daten bequem online ändern zu können. Gerade für Unternehmen stellt sich die Frage nach Berechtigungen für Mitarbeiter:innen. Möglicherweise benötigen unterschiedliche Abteilungen oder Positionen Zugriff auf verschiedene Teile der digitalen Visitenkarte. Gibt es gewisse Informationen im Profil, wie die firmeneigenen Social-Media-Kanäle, die vom Mitarbeitenden nicht geändert werden sollen? Gleichzeitig sollen Mitarbeiter:innen das Profilbild individuell anpassen können? Mit individuellen Rechterollen ist das kein Problem! Durch partiellen Zugriff auf bestimmte Felder können Mitarbeiter:innen nur die für sie freigegebenen Felder bearbeiten.

Ein weiteres absolutes Muss ist eine Infrastruktur, die eine klare Verwaltung und einfache Einrichtung ermöglicht. Mit der zentralen Verwaltungsfunktion können Admins digitale Profile für Mitarbeitende jederzeit anlegen und bearbeiten. Zudem können Mitarbeiterdaten einfach und schnell per CSV-Import übertragen werden. Das spart Kosten, Zeit und Nerven. Dank Rechterollen und zentraler Verwaltung steht einer professionellen Außendarstellung nichts mehr im Wege.

Datenschutz

Datenschutz hat heutzutage höchste Priorität. Mitarbeiter:innen legen verschiedene, teils persönliche Daten in der digitalen Visitenkarte ab. Deshalb sollte darauf geachtet werden, dass sich die Server der digitalen Visitenkarte in Deutschland und alle datenschutzrechtlichen Anforderungen, wie z.B. TLS-Verschlüsselung erfüllen. Für Enterprise-Kunden können eigene Server-Umgebungen eingerichtet werden, die nur über einen verschlüsselten Link erreichbar sind. Ein Zugriff auf digitale Profile ohne Berechtigung ist somit auszuschließen.

Flexible Nutzung

1 digitale Visitenkarte – 1000 Möglichkeiten! Eine digitale Visitenkarte definiert die Grenzen neu. Ist die digitale Visitenkarte einmal eingerichtet, kann der QR-Code auf verschiedene Arten angebracht werden. Hier sind vier Ideen, wie eine digitale Visitenkarte bestmöglich in Szene gesetzt werden kann:

  1. Handy-Sperrbildschirm: Einfach den QR-Code auf deinem Sperrbildschirm platzieren und schon kann das Netzwerken beginnen – ganz ohne Karte!
  2. Virtueller Hintergrund: In Online-Meetings kann der QR-Code auf einem virtuellen Hintergrund angebracht werden. So muss auch virtuell nicht auf Netzwerken verzichtet werden.
  3. Papiervisitenkarte: Man kommt um eine Papiervisitenkarte nicht herum? Kein Problem! Der QR-Code kann die perfekte Ergänzung sein, wenn Visitenkarten gerne an Partner/Kunden ausgehändigt werden.
  4. NFC-Visitenkarte: Bereit für die Next-Level-Visitenkarte? Smart Netzwerken mit QR- und NFC-Technologie ist kein Problem mehr.

Auch das digitale Profil kann individuell gestaltet werden. Wie erwähnt können neben möglichen Verlinkungen auf eine eigene Website auch die Social-Media-Kanäle eingebaut werden. Doch eine digitale Visitenkarte kann noch weitaus mehr.

Freifelder ermöglichen es, Dateien, wie Bilder, Videos und sogar der Produktkatalog können im digitalen Profil verlinkt werden. Vertriebler können dem Gegenüber direkt ein Whitepaper zukommen lassen oder bei einem Messebesuch einen Messerabatt in die digitale Visitenkarte integrieren. Damit erhalten potenzielle Kund:innen einen schnellen und visuellen Einblick, der auf ihre individuellen Bedürfnisse abgestimmt ist.

Die Kontaktdaten sind bereits ausgetauscht und jetzt direkt ein Gespräch vereinbaren? Mit der Terminbuchungsfunktion der digitalen Visitenkarte können Mitarbeiter:innen einfach ein Terminbuchungstool eintragen. Interessenten können dann im Handumdrehen ein fortführendes Gespräch buchen.

Interaktiver Kontaktaustausch

Doch was passiert, wenn nur eine Seite eine digitale Visitenkarte besitzt? Auch das stellt kein Problem dar. Neue Kontakte können über die digitale Visitenkarte mit dem interaktiven Kontaktaustausch gesammelt werden. Und zwar so:

  1. Die digitale Visitenkarte wird gescannt.
  2. Die Person wird zu den Kontakten hinzugefügt.
  3. “Kontaktdaten senden” öffnet ein Kontaktformular, in der die Kontaktdaten der anderen Person eingetragen werden.
  4. Die Kontaktdaten tauchen in der Kontaktliste der digitalen Visitenkarte auf.

Somit haben beide Personen die Kontaktdaten in Sekundenschnelle übertragen. Alternativ kann sich auch über die verlinkten LinkedIn- oder Xing-Profile vernetzt werden.

Und sollten sich die Kontaktdaten einmal ändern? Werden Informationen in der digitalen Visitenkarte geändert, können andere Personen durch den in den Kontakten gespeicherten Link die neuen Informationen jederzeit aktualisieren.

Corporate Identity

Individuelle Farbgestaltung passend zu dem CI des Unternehmens ist mit der digitalen Visitenkarte ebenfalls möglich. Admins können verschiedene CIs erstellen, die dann von Mitarbeitern ausgewählt werden können. Primär-, Sekundär- sowie Hintergrundfarben können per Farbcode eingestellt werden. Zusätzlich kann das hochgeladene Logo in verschiedenen Größen angezeigt werden. Dadurch wird sichergestellt, dass das Unternehmen konsistent und professionell nach außen vertreten wird.

Fazit – Die digitale Visitenkarte für Unternehmen

Digitale Visitenkarten sind mehr als nur digitalisierte Visitenkarten. Sie können alle Informationen der Papiervisitenkarten transportieren – und noch mehr!

Aus vielerlei Gesichtspunkten eignen sie sich für Unternehmen und bieten eine flexible, nachhaltige und kostengünstige Alternative zu Papiervisitenkarten. Zusätzliche Features wie Rechterollen und zentrale Verwaltung, Datenschutz, flexible Nutzungsmöglichkeiten, interaktiver Kontaktaustausch und das Erstellen von Corporate Identities passen die Visitenkarte an das digitale Zeitalter an. Die Zeit für digitale Visitenkarten in Unternehmen ist eingeläutet!

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