Last updated on 23. Juli 2021
Die Startbedingungen an einem neuen Arbeitsplatz entscheiden nicht nur darüber, ob neue Angestellte dem Unternehmen langfristig treu bleiben, sondern auch wie produktiv diese ihrer Tätigkeit in Zukunft nachgehen. Das Onboarding ist deshalb ein zentraler Erfolgsfaktor für die Integration neuer Mitarbeitenden. Eine besondere Herausforderung stellt das Remote Onboarding dar, bei dem der persönliche Kontakt stark eingeschränkt ist. Wir verraten dir acht Tipps, wie die Integration und Einarbeitung auch aus der Ferne gelingen.
Einer Studie von StepStone zufolge hat fast jeder dritte Beschäftigte schon mal einen neuen Job innerhalb nur eines Jahres wieder aufgegeben. Nicht selten liegt das an einem mangelhaften oder gar nicht vorhandenen Onboarding-Prozess. Ein Umstand, der nicht zuletzt dem Arbeitgebenden schadet. Denn in Zeiten akuten Personalmangels frisst das Recruiting viel Zeit und Geld.
Onboarding entscheidet über die langfristige Leistungsfähigkeit neuer Mitarbeiter:innen
Obwohl gutes Personal im wahrsten Sinne des Wortes immer schwieriger zu finden ist, hört die Personalbeschaffung für viele Unternehmen noch immer mit der Unterschrift unter dem Arbeitsvertrag auf. Dabei beginnt genau jetzt die Phase, die darüber entscheidet, ob aus einem Fremden ein leistungsfähiges Teammitglied wird, dem es gelingt mehr als seine laufenden Lohn- bzw. Gehaltskosten sowie die im Vorfeld entstandenen Recruiting-Kosten zu erwirtschaften.
Außerdem entscheiden die ersten Tage und Wochen an einem neuen Arbeitsplatz darüber, wie sich die Beziehung zwischen beiden Parteien entwickelt und wie loyal der Arbeitnehmende dem Unternehmen in Zukunft gegenübersteht.
Was ist Onboarding?
Als Onboarding bezeichnet man den Prozess der strukturierten und gezielten Integration neuer Mitarbeiter:innen in das Unternehmen. Dabei geht es nicht nur darum, dass die Arbeitnehmenden den Arbeitsplatz kennenlernen und einen fachlichen Überblick über die neuen Aufgaben erhalten. Sie sollen auch die Unternehmensziele, Unternehmensphilosophie und Unternehmenskultur verinnerlichen sowie die Kollegen und Kolleginnen kennenlernen.
Remote Onboarding stellt einen Sonderfall dar, bei dem es darum geht Mitarbeiter:innen einzugliedern, die in räumlicher Distanz tätig sind. Oft handelt es sich dabei um Personal das im Homeoffice arbeitet.
Wie lange dauert das Onboarding?
Erfolgreiches Onboarding braucht seine Zeit. Es beginnt für beide Parteien mit der Unterschrift unter dem Arbeitsvertrag und ist je nach Aufgabenbereich, Verantwortung und Persönlichkeit frühestens mit Ende der Probezeit abgeschlossen. Dabei gliedert sich der Onboarding-Prozess in drei Phasen:
Vorbereitungsphase – von der Unterschrift bis zum ersten Arbeitstag
Orientierungsphase – ca. ein bis drei Monate nach Arbeitsantritt
Integrationsphase – bis zu zwölf Monate nach Arbeitsantritt
Wann ist das Onboarding erfolgreich abgeschlossen?
Erfolgreiches Onboarding zeigt sich dadurch, dass der Mitarbeitende sich in der neuen Umgebung sicher und wohl fühlt sowie schnell zurechtkommt. Der Arbeitnehmende kann die neuen Aufgaben selbstständig bewältigen und ist in der Lage sich in Problemsituationen Lösungswege zu erschließen, unter anderem weil er:sie in das Team integriert ist und auch mit Mitarbeitenden anderer Hierarchiestufen auf Augenhöhe kommuniziert. Er:Sie scheut sich nicht Fragen zu stellen, Kritik zu äußern und identifiziert sich mit den Zielen, der Philosophie sowie der Kultur des Unternehmens.
Remote Onboarding meistern
Nicht erst seit Ausbruch der Corona-Pandemie arbeiten immer mehr Mitarbeiter:innen dezentral, oft von Zuhause. Corona und die weiter voranschreitende Digitalisierung, die durch den Virus einen zusätzlichen Schub erhalten hat, werden diesen Trend weiter verstärken. Präsenzarbeitsplätze in Büros fallen immer häufiger ersatzlos weg. Stattdessen arbeiten immer mehr Angestellte ausschließlich aus den privaten vier Wänden, Coworking Spaces und anderen Alternativen zum vom Arbeitgeber gestellten Arbeitsplatz.
Für Unternehmen bedeutet das, dass sie den sensiblen Prozess des Onboardings zunehmend aus der Ferne meistern müssen. Dabei kommt es gerade hier in hohem Maße auf persönliche Kommunikation und Zuwendung an. Die folgenden Tipps fürs Remote Onboarding helfen dabei neue Mitarbeiter:innen zu informieren und zu motivieren, ihnen Ängste zu nehmen und Sicherheit zu vermitteln sowie ihre Integration in ein bestehendes Team zu meistern.
1. Onboarding-Prozess entwickeln
Weil von ihm so viel für die Zukunft abhängt, ist das Onboarding neuer Mitarbeiter:innen der vielleicht wichtigste Prozess für Unternehmen, die Mitarbeitende beschäftigen. Er sollte deshalb nicht dem Zufall überlassen werden. Es macht Sinn den Prozess zu standardisieren und für das Remote Onboarding zu digitalisieren. Ein festgeschriebener Onboarding-Prozess ist schon deshalb sinnvoll, weil daran je nach Stelle ganz unterschiedliche Personen beteiligt sind. Anders als die Personalabteilung haben sie nicht unbedingt Routine im Onboarding.
2. Technisches Equipment rechtzeitig zur Verfügung stellen
Nicht nur um ihre Aufgaben zu erledigen, sondern auch um am Onboarding beteiligt zu werden, benötigen neue Mitarbeitende das notwendige technische Equipment. Dazu gehört nicht nur die Hardware, sondern auch die Software, mit der unter anderem kommuniziert wird. All das sollte den Mitarbeitenden bereits einige Tage vor Arbeitsantritt bereitgestellt werden, damit am ersten Arbeitstag keine wertvolle Zeit verloren wird.
Tipp: Eine schriftliche Installationsanweisung verhindert den ersten Frust.
3. Willkommenspaket schnüren
In Unternehmen, die das Onboarding systematisieren, hat sich eine Willkommensmappe etabliert, in der alle wichtigen Informationen für die neuen Mitarbeiter:innen zusammengefasst sind. Das beginnt mit den Arbeits- und Pausenzeiten, geht über die Kontaktliste und endet bei den Zugangsdaten fürs System.
Da der persönliche Kontakt beim Remote Onboarding zu großen Teilen entfällt, kann dem Paket ein persönlicher Willkommensbrief des Vorgesetzten oder Chefs beigelegt werden. Eine Grundausstattung an notwendigem Büromaterial sollte ebenfalls enthalten sein. Die Kaffeetasse für den gemeinsamen Austausch via Zoom ist eine nette Geste.
4. Paten bestimmen
Ein persönlicher Pate aus der eigenen Abteilung fungiert als Ansprech- und Vertrauensperson. Gerade in den ersten Tagen stellen sich neuen Mitarbeitenden viele Fragen. Ein Pate senkt die Hemmschwelle all diese auch zu stellen. Er stellt die Abteilung und Kollegen vor, übernimmt die erste Einarbeitung und kümmert sich um die Lösung anfänglicher Probleme.
5. Kommunikation gewährleisten
Der Pate ist der zentrale Kommunikator. Denn Kommunikation ist die Grundvoraussetzung für erfolgreiches Onboarding. Gerade dann, wenn Mitarbeitende dezentral von verschiedenen Standorten zusammenarbeiten und man sich nicht mal eben Informationen über den Schreibtisch zurufen kann.
In den ersten Tagen sollte ausreichend Raum für Kommunikation eingeplant werden. Wie bei einem physischen Kennenlernen auch, sollte die neuen Mitarbeiter:innen als erstes durch die Vorgesetzten begrüßt werden. Bei diesem Gespräch wird dem Mitarbeitenden der Pate vorgestellt, der jederzeit ansprechbar ist. Trotzdem sollten feste Termine für Telefonate oder Videocalls vereinbart werden. Am Anfang mindestens zweimal täglich – am besten zu Beginn und zum Ende eines jeden Arbeitstages.
Kommunikation bedeutet auch, dass dem neuen Teammitglied die Möglichkeit gegeben wird, sich den Kollegen und Kolleginnen vorzustellen.
6. Einarbeitungsplan entwickeln
Ein Einarbeitungsplan trägt dazu bei Struktur in das Remote Onboarding zu bringen. Hier sollten alle festen Termine genauso enthalten sein, wie konzentrierte Arbeitsphasen und Pausen. Gerade die Videocalls mit den Vorgesetzten, dem Team und dem Paten sind wichtige Bestandteile und sollten exakt terminiert werden. Der Plan sollte aber auch Raum geben, um sich in Ruhe mit den zukünftigen Aufgaben befassen und entsprechend vorbereiten zu können.
7. Persönliches Treffen organisieren
Egal, wie gut das Remote Onboarding organisiert ist, ein persönliches Kennenlernen kann nichts ersetzen. Die Beziehung zu Personen, denen man real die Hand geschüttelt hat, ist einfach eine intensivere als zu Menschen, die man nur vom Bildschirm oder Telefon kennt. Wenn es die Distanz zulässt, sollte deshalb trotz aller Remote-Lösungen immer auch ein persönliches Treffen organisiert werden. Arbeitet der Rest des Teams im Büro, sollten die neuen Mitarbeitenden nach Möglichkeit einen Tag hierher kommen, um alle Kollegen und Kolleginnen kennenzulernen. Ansonsten ist aber auch schon ein gemeinsames Mittagessen mit den Vorgesetzten oder Paten Gold wert.
8. Feedback einholen
Um das Remote Onboarding kontinuierlich zu optimieren, sollte man stets das Feedback derjenigen einholen, die den Prozess durchlaufen. Welche Informationen haben ihnen gefehlt? Wie haben sie sich in den ersten Tagen gefühlt? Was waren die größten Herausforderungen? Wer diese Informationen nutzt um besser zu werden, der wird langfristig davon profitieren. Denn wir wissen ja: Das Onboarding wirkt sich während der gesamten Beschäftigungsdauer auf die Arbeitsweise der Mitarbeitenden aus.